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Ein Workflow Managementsystem dient dazu, Workflows und Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu analysieren, zu steuern und zu überwachen. Das Managementsystem führt dabei schrittweise durch die verschiedenen Aufgaben des entsprechenden Workflows.

Ein Workflow Managementsystem führt zuvor definierte Arbeitsabläufe regelbasiert aus und stellt sicher, dass diese eingehalten werden. Folglich sinkt der manuelle Aufwand, die Qualität der Ergebnisse steigt und Informationen kommen zuverlässig an.

Dies kann im Einzelnen folgendermaßen aussehen:

➤ Modellierung des Workflows:
Zunächst geht es darum, die beteiligten Schritte, sowie die vorliegenden Bedingungen, Ressourcen und Kriterien herauszustellen. Dabei kann ein Workflow-Diagramm helfen.

➤ Automatisierung:
Eine Workflow-Management-Software weist Aufgaben den passenden Usern oder Gruppen zu, basierend auf die definierten Regeln, Fähigkeiten der Mitarbeiter und weiteren Kriterien. Dies umfasst die Benachrichtigung über Aufgaben, das Starten von Unterprozessen oder auch die Integration mit anderen Systemen.

➤ Überprüfung:
Workflow-Management-Tools überwachen wie sich jeder Schritt entwickelt. So lässt sich der Status einzelner Aufgaben und der Status des gesamten Arbeitsablaufs in Echtzeit überprüfen.

➤ Daten- und Informationsmanagement:
Ein adäquates System ermöglicht es, ein gutes Informationsmanagement zu betreiben und Daten den Workflows zuzuordnen. So lassen sich über integrierte Dokumentenmanagement-Funktionen automatisch Dokumente erstellen und verwalten, damit die benötigten Informationen stets verfügbar sind.

➤ Reporting und Analyse:
Funktionen für Berichte und Analysen helfen, die Leistung von Workflows zu überwachen. Ebenso lassen sich auf diese Weise mögliche Schwierigkeiten und Potenziale für Verbesserungen frühzeitig erkennen.

➤ Kontinuierliche Verbesserung:
Im Sinn der Prozessoptimierung lassen sich auf Basis von Analysen und Erfahrungswerten fortlaufend Verbesserungen vornehmen, um zum Beispiel effizienter und zielführender zu agieren und Fehler zu vermeiden.

➤ 1. PLAN (Analyse/Planen/Ziele formulieren)
In dieser Phase wird schlicht geplant was zu tun ist. Je nach Umfang des gesamten Projekts kann diese Phase einen großen Teil der Arbeit des Teams beanspruchen. Es sollte ein ordentlicher Plan in kleinen Schritten mit wenig Fehleranfälligkeit aufgestellt werden. Bevor Sie zur nächsten Phase übergehen, müssen Sie Antworten auf folgende Fragen haben:

Welches Kernproblem müssen wir lösen?
Welche Ressourcen brauchen wir?
Welche Ressourcen haben wir?
Welche Lösung eignet sich am besten, um das Problem mit den verfügbaren Ressourcen zu beheben?
Unter welchen Bedingungen hat der Plan Erfolg?
Welche Ziele haben wir?

➤ 2. DO (Tun/Durchführen)
In der zweiten Phase ist es Zeit alles umzusetzen, was in der vorherigen Phase geplant wurde. Rollen und Verantwortungsbereiche sollten hierfür klar festgelegt werden, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

➤ 3. CHECK (Überprüfen/Soll-Ist-Vergleich)
Diese Phase ist sehr wichtig, um in Zukunft wiederkehrende Fehler zu vermeiden und kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Die Umsetzung des Plans muss daher geprüft werden und es muss analysiert werden, ob der ursprüngliche Plan tatsächlich funktioniert oder ob eine Nachbesserung notwendig ist. So können problematische Teile des aktuellen Prozesses identifiziert werden.

Die High-Level-Structure (HLS) ist ein Leitfaden für die Entwicklung neue ISO-Managementsystemnormen, der die Struktur und Anforderungen harmonisiert. Ziel ist es, den einheitlichen Gebrauch von Kerntexten, Begriffen und Definitionen sicherzustellen. So wird die einfache Integration verschiedener Systeme in Unternehmen durch die High-Level-Struktur gefördert. Es wird zugleich ermöglicht das Managementsystem effizient und schlank zu halten und gleichzeitig alle Erwartungen interessierter Parteien zu erfüllen.

Die High-Level-Structure (HLS) ist stark auf die oberste Leitung fokussiert und besteht immer aus 10 Kapiteln:

➤ 1. Anwendungsbereich:

➤ 2. Normative Verweisungen:

Normspezifische Formulierungen
Zieldefinition

➤ 3. Begriffe und Definitionen:

Verweis auf dargestellte Begriffe
Erläuterung aller spezifischen Begriffe für die Norm

➤ 4. Kontext der Organisation:

Verstehen der internen und externen Angelegenheiten
Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen relevanter interessierter Parteien

➤ 5. Führung:

Verantwortung und Verpflichtung der obersten Leitung
Politik, organisatorische Funktionen, Rollen, Verantwortlich-keiten, Befugnisse

➤ 6. Planung:

Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen, Qualitätsziele und Pläne zu deren Erreichung

➤ 7. Unterstützung:

Notwendige Ressourcen, Kompetenz, Bewusstsein, Kommunikation und dokumentierte Information

➤ 8. Betrieb:

Betriebliche Planung und Lenkung

➤ 9. Leistungsbewertung:

Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
Internes Audit, Managementbewertung

➤ 10. Verbesserung:

Nichtkonformität, Korrekturmaßnahmen und fortlaufende Verbesserung

➤ 1. Informationsgespräch und Bestandsaufnahme:

Bestandsaufnahme der bestehenden Abläufe/Prozesse
Professionelle Analyse
Begleitende Beratung

➤ 2. Auditvorbereitung/Auditplanung:

Dokumentation erstellen
Erstellen eines individuellen Prozesshandbuchs
Schulung der Mitarbeiter

➤ 3. Auditierung:

Vorbereitung auf die Zertifizierung durch unsere qualifizierten Berater
Kommunikation mit ihrem Auditor

➤ 4. Übergabe:

Offizielle Übergabe ihres Zertifikates

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Was erwartet Sie hier?

Übersicht der Managementsysteme

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Qualitätsmanagement

Umweltmanagement

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Wie ist der Workflow eines Managementsystems aufgebaut?

Aufbau Ihres Managementsystems nach ISO 9001

Welche Vorteile hat ein integriertes Managementsystem?

Was ist der PDCA-Zyklus?

Was ist die High-Level-Struktur?

Folgende Normen folgen bereits der High-Level-Structure (HLS):

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Christian Weixler